Fondamentaux de la gestion de l'argent

Fondamentaux de la gestion de l'argent

Ouvrir un compte bancaire

Une fois que vous avez choisi un nom et enregistré votre entreprise, vous devrez ouvrir un compte bancaire professionnel. Créer un compte bancaire professionnel est facile. Commencez par décider avec quelle banque vous souhaitez travailler - pensez à une petite entreprise appropriée - et appelez pour convenir d'un rendez-vous d'ouverture de compte. Il n'y a pas beaucoup plus requis que cela. Cependant, lorsque vous y allez, assurez-vous d'avoir une pièce d'identité personnelle ainsi que les papiers d'enregistrement de votre nom commercial et votre licence commerciale, car ceux-ci sont généralement nécessaires pour ouvrir un compte bancaire professionnel. La prochaine étape consisterait à déposer de l'argent sur votre nouveau compte (jusqu'à 100 $, c'est bien). Si votre crédit est sain, demandez également à la banque d'attacher une ligne de crédit à votre compte, ce qui peut être très utile lors d'achats pour affaires ou pendant les périodes de ralentissement des ventes pour couvrir les frais généraux voire pour augmenter les affaires. Compte marchand de carte de crédit  et compte de réduction et autres services aux petites entreprises. Tenue de livre compte

Lorsque vient le temps de préparer vos livres financiers, vous avez deux options - le faire vous-même ou embaucher un comptable ou un aide-comptable. Vous voudrez peut-être faire les deux en tenant vos propres livres et en engageant un comptable pour préparer les états financiers de fin d'année et les formulaires fiscaux. Si vous choisissez de tenir vos propres livres, assurez-vous d'investir dans des logiciels de comptabilité tels que  Quickbooks  ou  Quicken ,  car ils sont faciles à utiliser et rendent la tenue de livres presque aussi agréable. La plupart des logiciels de comptabilité vous permettent de créer des factures, de suivre les soldes des comptes bancaires et les informations sur les comptes marchands, et de suivre les comptes créditeurs et débiteurs.

Si vous n'êtes pas sûr de vos capacités de tenue de livres, même avec l'aide d'un logiciel de comptabilité, vous voudrez peut-être embaucher un comptable pour faire vos livres sur une base mensuelle et un comptable agréé pour vérifier les livres trimestriellement et préparer les déclarations commerciales et les impôts de fin d'année. Retour. Pour trouver un comptable ou un comptable dans votre région, vous pouvez contacter  l'American Association of Certified Public Accountants  ou  l'American Institute of Professional Accountants  . Au  Canada  , vous pouvez contacter les Comptables agréés du Canada ou l'  Association des comptablescanadien  .

Si vous lavez les vitres le week-end juste pour gagner quelques dollars supplémentaires, vous n'avez pas besoin d'un logiciel de comptabilité ou de services de comptabilité. Investissez simplement dans le grand livre de base et enregistrez tous les coûts commerciaux et de vente. Puisque vous le faites vous-même, assurez-vous d'utiliser une approche de bon sens lorsque vous calculez le montant à investir dans votre entreprise par rapport aux revenus et bénéfices attendus. N'oubliez pas non plus de conserver tous les dossiers commerciaux et fiscaux dans un endroit sec et sûr jusqu'à sept ans. Il s'agit de la durée maximale pendant laquelle l'  IRS  et Revenu Canada peuvent demander des renseignements sur les revenus et les dépenses antérieurs de l'entreprise.

Accepte les espèces, les chèques et les cartes de débit

Dans l'environnement commercial hautement concurrentiel d'aujourd'hui, vous devez proposer à vos clients plusieurs modes de paiement, notamment les espèces, les cartes de débit, les cartes de crédit et les espèces électroniques. Il y a un coût à fournir ces options de paiement - frais de compte, frais de transaction, location d'équipement et frais marchands basés sur un pourcentage de la valeur totale des ventes. Mais ces dépenses doivent être considérées comme un coût pour faire des affaires au XXIe siècle. Cependant, vous pouvez réduire les frais en recherchant le meilleur service au meilleur prix. Toutes les banques, tous les comptes marchands et tous les services de traitement des paiements ne sont pas identiques et les frais varient considérablement. Vous pouvez également vérifier auprès des associations de petites entreprises telles que la Chambre de commerce pour voir si elles offrent des rabais aux membres ; Il n'est pas rare d'économiser jusqu'à 2 % sur les frais de carte de crédit. Rappelez-vous juste,

L'argent liquide est le moyen numéro un de gagner de l'argent, ce qui est formidable car il est liquide et ne nécessite pas de temps de traitement. Une fois que l'argent arrive, vous pouvez l'utiliser pour payer des factures et investir dans des activités de création d'entreprise pour augmenter vos revenus et vos bénéfices. Le principal inconvénient est que l'argent est risqué car vous pourriez vous faire voler ou le perdre. Dans de tels cas, le recouvrement auprès de votre compagnie d'assurance peut être difficile s'il n'y a pas de transaction papier comme preuve. Même si vous préférez ne pas recevoir d'argent liquide, il y a des gens qui paieront en liquide, alors prenez l'habitude de faire des dépôts bancaires quotidiens pendant la journée. Investissez également dans un coffre-fort de bonne qualité pour stocker de l'argent lorsque vous ne pouvez pas vous rendre à la banque.

Si vous dirigez une entreprise de services, la façon la plus courante de payer les services est le chèque. Vous devez prendre certaines précautions pour vous assurer de ne pas vous retrouver avec un chèque en caoutchouc, en particulier lorsque vous traitez avec de nouveaux clients. Demandez à voir une pièce d'identité avec photo et écrivez le numéro de permis de conduire du client sur le chèque. Si le montant du chèque dépasse quelques centaines de dollars, demandez à l'acheteur de faire certifier le chèque ou de payer par virement bancaire, surtout si le client est nouveau dans votre entreprise. Prenez également l'habitude de vérifier les dates et les montants en dollars pour vous assurer qu'ils sont corrects. J'ai été pris plusieurs fois avec des dates et des montants erronés et cela peut prendre beaucoup de temps pour obtenir un nouveau chèque en raison d'une petite erreur.

Les cartes de débit sont une autre option, mais pour les accepter, vous devrez acheter ou louer une station de carte de débit. La plupart des banques et des coopératives de crédit proposent des équipements et des services de carte de débit aux clients commerciaux. L'équipement de traitement vous coûtera environ 40 $ par mois pour une station connectée à une ligne téléphonique traditionnelle et environ 100 $ par mois pour une station cellulaire, plus le coût de la ligne téléphonique ou du service cellulaire. Il existe également des frais de transaction que la banque facture et paie chaque fois qu'une transaction par carte de débit est effectuée, qui varient de 10 cents à 50 cents par transaction, en fonction de variables telles que la valeur en dollars et la fréquence d'utilisation.

Ouverture d'un compte marchand de carte de crédit

De nombreux consommateurs ont complètement remplacé le papier-monnaie par du plastique pour acheter des biens et des services. En fait, donner à vos clients la possibilité de payer leurs achats avec une carte de crédit est souvent essentiel au succès. Cela est particulièrement vrai si vous envisagez de faire des affaires sur le Web, car les cartes de crédit et les espèces électroniques sont utilisées pour effectuer presque toutes les ventes et transactions financières sur le Web. Pour offrir aux clients des options de paiement par carte de crédit, vous devrez ouvrir un compte marchand de carte de crédit. Commencez par vous rendre dans votre banque ou caisse populaire ou en appelant un intermédiaire de compte marchand tel que  1st American Card Service  ,  Cardservice International  ou  Merchant Account Express pour vous renseigner sur l'ouverture d'un compte. Offrir votre crédit est judicieux et vous rencontrerez des obstacles. Si votre crédit est faible, vous pourriez avoir des difficultés à ouvrir un compte marchand ou devoir faire un dépôt de garantie important. Si vous ne réussissez toujours pas, la meilleure option suivante consiste à ouvrir un compte auprès d'un fournisseur de services de paiement en ligne, qui est abordé dans la section suivante.

Les avantages d'ouvrir un compte marchand avec une carte de crédit vous permettent d'accepter de nombreux paiements par carte de crédit . En fait, des études ont prouvé que les commerçants qui acceptent les cartes de crédit peuvent augmenter leurs ventes jusqu'à 50 %. Sans oublier que vous pouvez accepter les paiements par carte de crédit en ligne, par téléphone, par courrier ou en personne, ainsi que vendre des services à tempérament en ayant la permission de débiter la carte de crédit d'un client mensuellement ou conformément à l'accord. Bien sûr, tous ces avantages ont un coût, surtout si l'on considère que vous devrez payer des frais de demande, des frais d'installation, acheter ou louer du matériel et des logiciels de traitement, payer des frais de gestion et de facturation, et payer des frais de traitement et de transaction qui varient de 2 à 8 % du volume total des ventes. . Encore une fois, ces frais doivent être considérés comme le coût de faire des affaires.

Services de paiement en ligne

Les services de paiement en ligne permettent aux particuliers et aux entreprises d'échanger des devises par voie électronique sur Internet. Ces services sont très appréciés des consommateurs et des commerçants. PayPal est l'un des services de paiement en ligne les plus populaires avec plus de 40 millions de membres dans 45 pays, fournissant des services de comptes personnels et professionnels. Les deux types de comptes permettent le transfert électronique de fonds entre les membres, mais seul un compte commercial permet aux commerçants d'accepter les paiements par carte de crédit pour des biens et des services. Les avantages des services de paiement en ligne sont qu'ils sont rapides, faciles et bon marché à ouvrir, quels que soient votre cote de crédit ou les volumes de ventes attendus, et vous pouvez recevoir des paiements de n'importe quel client disposant d'un compte de messagerie. Vous pouvez déposer de l'argent directement sur votre compte, émettre et poster un chèque ou laisser l'argent sur votre compte pour le retirer avec votre carte de débit. Le seul véritable inconvénient est que la plupart des services redirigent vos clients vers leur site Web pour effectuer la transaction. Cela peut dérouter les personnes qui abandonneront l'achat dans certains cas. Cependant, les avantages des services de paiement en ligne l'emportent largement sur les inconvénients.

Définir les conditions de paiement

Chaque propriétaire de petite entreprise doit également créer une politique de conditions de paiement. Bien que vous souhaitiez absolument standardiser votre mode de rémunération, vous devez également être suffisamment flexible pour répondre aux besoins des clients sur une base individuelle. La détermination des conditions de paiement couvre les dépôts, les paiements intermédiaires et les extensions de crédit. Il est important d'établir des conditions de paiement claires et écrites avec les clients avant de fournir des services ou d'offrir un produit. Vos conditions de paiement doivent être imprimées sur vos formulaires d'estimation, incluses dans les contrats formels et les bons de travail, et imprimées sur vos factures finales et vos relevés de compte mensuels.

l'assurance-dépôts

Si vous dirigez une entreprise de services, vous devez prendre l'habitude de demander aux clients un acompte avant de fournir des services, surtout si l'entreprise comprend également des ventes de produits pour lesquelles vous devez payer à l'avance. Dans ce cas, la caution doit être au moins égale à la valeur des matériaux. Si vous ne fournissez que de la main-d'œuvre, essayez d'obtenir un acompte d'au moins un tiers à la moitié de la valeur totale du contrat avant de fournir des services. Le formulaire de demande ou de contrat doit clairement contenir les informations de dépôt. Les informations sur les commandes ou les contrats annulés et la politique de remboursement doivent également figurer sur vos formulaires. L'obtention d'un acompte est le meilleur moyen de s'assurer que les frais de base sont couverts, au moins, dans le cas où le client annule le travail ou le contrat.

paiements progressifs

Les paiements progressifs sont également un moyen de s'assurer que vous ne vous exposez pas à un risque financier. La clé du succès de la sécurisation des paiements échelonnés est l'arrangement préalable du contrat et des conditions de paiement. Convenez du montant dû aux différentes étapes du projet. Vous pouvez utiliser des pourcentages pour calculer les paiements échelonnés, tels qu'un acompte de 25 %, 25 % à la livraison de tout matériel, 25 % à l'achèvement primaire et un solde à l'achèvement ou dans les 30 jours suivant l'achèvement primaire. Ou vous pouvez organiser des paiements progressifs plus concrets basés sur des indicateurs pertinents pour la portée spécifique du travail, de l'emploi ou des services fournis. Quel que soit le système que vous utilisez, l'échelonnement des paiements sur des travaux plus importants peut réduire considérablement votre exposition au risque financier.

prolongation de crédit

Dans la plupart des cas, il n'est pas nécessaire d'accorder un crédit aux consommateurs à moins que vous ne fournissiez un service tel que la lutte antiparasitaire facturé mensuellement ou un contrat important à réaliser par étapes. En règle générale, lorsque la transaction est terminée, vous devez être payé en totalité. Cependant, dans le cas des ventes B2B, les clients commerciaux voudront généralement un certain type de crédit sur la base d'un compte renouvelable, par exemple 30, 60, 90 ou parfois 120 jours après la livraison du produit ou la prestation du service. Idéalement, vous souhaitez être payé le plus rapidement possible, vous pouvez donc proposer une remise de 2% si les factures sont payées dans la semaine. Et si vous accordez un crédit, assurez-vous d'abord de faire une vérification de crédit, surtout lorsque de grosses sommes d'argent sont en jeu. Il existe trois principales agences d'évaluation du crédit desservant les États-Unis et le Canada : Trans Union  ,  Equifax  et  Experian  . Les trois bureaux de crédit compilent et maintiennent les profils de crédit de chaque personne, entreprise et organisation qui a demandé un crédit.

Recouvrement de créances

 Peu importe à quel point vous êtes prudent lorsqu'il s'agit d'accorder un crédit aux clients, vous ne serez pas payé à temps ou pas du tout. Que pouvez-vous faire pour l'argent? La première règle pour être payé est de garder les lignes de communication ouvertes avec votre client en retard et de maintenir la pression pour être payé en utilisant des appels téléphoniques, des lettres et des visites personnelles non menaçants. Vous ne pouvez pas légalement intimider les clients pour qu'ils vous paient, mais vous pouvez expliquer pourquoi il est dans leur intérêt de vous payer - c'est-à-dire de maintenir votre relation d'affaires telle qu'elle est, ou que le non-paiement pourrait nuire à leur cote de crédit ou vous pourriez les poursuivre en justice s'ils ne paient pas.

Une autre option consiste à engager une agence de recouvrement pour recouvrer les dettes impayées. Les agences de recouvrement facturent généralement un pourcentage du montant total dû à titre de frais, qui peuvent atteindre 50 %. L'  Association des professionnels du crédit et du recouvrement est un bon point de départ pour trouver une agence de recouvrement avec laquelle travailler.